Praticidade, pensamento rápido e agilidade são algumas das características de Elaine Dias (Foto: Rodolfo Carvalho)

Praticidade, pensamento rápido e agilidade são algumas de suas características. Ela está sempre agitada, não quer perder tempo. Afinal, a vida é curta e há muita coisa para fazer. Essa foi a tônica da passagem de Elaine Dias pela Vice-diretoria de Gestão Institucional (VDGI). Não por acaso, em apenas um ano à frente da gestão, foram muitas as conquistas alcançadas. Os resultados foram divulgados recentemente no evento VDGI de portas abertas: transparência, desafios e lições aprendidas. O que poucos sabem é que o lado materno é outro atributo da servidora, e está tão presente em sua personalidade que a levou a tomar uma decisão, pegando muitos de surpresa: ela deixou o cargo na semana passada (10/6) para se dedicar mais à família.

Elaine Dais é graduada em Administração com mestrado em Gestão, Pesquisa e Desenvolvimento na Indústria Farmacêutica. A servidora possui especializações em Administração da Qualidade e em Gestão de Organizações de Ciência e Tecnologia em Saúde. Ingressou na Fiocruz por meio do concurso público (realizado em 2010) para o cargo de analista de Gestão em Saúde. Chegou a Farmanguinhos em 2011, onde atuou na área de Planejamento Estratégico e Gestão de Processos.

  “Sou uma pessoa oriunda de processos, não consigo pensar departamental. Eu só consigo ver fluxos. Se nós não conseguirmos ver isso, estaremos apagando constantes incêndios”

 Desafio de ser vice-diretora

Por ser uma profissional oriunda do planejamento e da área de processos, aceitei o desafio para trazer essa visão: estratégia orientando a orçamentação, revisão de processos para eliminação de desperdícios, identificação de gargalos na cadeia de suprimentos e redesenho do processo, identificação de falhas e soluções na implantação do ERP SAP, sempre com foco na eficiência e na otimização de recursos públicos. Acredito que uma gestão integrada dos processos facilita a gestão institucional nas organizações que procuram melhoria no desempenho e nos resultados.

Planejar para avançar

As relações profissionais devem ser sólidas, não pode haver desgastes dos processos. Para quem nos vê de fora, por exemplo, parece que somos desorganizados. Mas não somos! Então, nós temos que avançar, pensar de forma mais fluida, ter uma visão holística.

“Todos os desafios foram superados porque eu tinha uma equipe, e porque essa equipe sua a camisa, arregaça as mangas e não fica esperando”

Visão sistêmica

Tudo o que alcançamos nesse um ano de gestão só foi possível porque eu não estava sozinha. Todos os desafios foram superados porque eu tinha uma equipe, e porque essa equipe sua a camisa, arregaça as mangas e não fica esperando. O que não deu certo, a gente observa, avalia e, a partir daí, pensa como uma lição para não repetir tal erro.

“Um dos desafios de Farmanguinhos é a responsabilização dos nossos atos”

Em apenas um ano à frente da gestão, foram muitas as conquistas alcançadas. Os resultados foram divulgados recentemente no evento VDGI de portas abertas (Foto: Alexandre Matos)

Responsabilização

Um dos desafios de Farmanguinhos é a responsabilização dos nossos atos. No VDGI de portas abertas apresentei aqueles gastos enormes com descartes de materiais. Não é um sistema, nem um workflow que reduzirão o custo com incineração: é a responsabilidade do ato. A área geradora, antes de pedir para comprar determinado material, antes de abrir edital, tem que ter certeza de que aquela demanda seja firme, se realmente vai executá-la. É necessário pensar antes, porque haverá múltiplos gastos: com a compra, com armazenamento e depois com incineração.

Um ano de muito trabalho e grandes resultados

Com essa visão, conseguimos os resultados apresentados. Fizemos a revisão do planejamento estratégico com desdobramento do estratégico ao tático; redesenho do processo de proposição de novas Parcerias de Desenvolvimento Produtivo (PDP); mudanças com a implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informação) e acesso à informação pelo cidadão em conformidade com a Lei (LAI); fechamento mensal de custos; identificação e ajuste dos saldos contábeis das contas de estoque no sistema Siafi; nova forma de elaborar o Relatório de Movimentações de Almoxarifado (RMA) utilizando o SAP; redução de gastos e supressão nos contratos; otimização do processo de suprimentos – compras (aquisição e serviços); tratamento de materiais vencidos e reprovados no estoque desde 2011 e criação de fluxo sistêmico para descartes futuros (identificação dos responsáveis), lições aprendidas com o projeto de implementação do ERP SAP e definição de suporte pós go-live.

“Para continuar sendo uma área estratégica para o desenvolvimento institucional, a VDGI deve seguir impulsionando a transformação”

Desafios para a nova vice-diretora

Para continuar sendo uma área estratégica para o desenvolvimento institucional, a VDGI deve seguir impulsionando a transformação através da melhoria dos processos e orientada pela estratégia. Deve-se evitar a descontinuidade dos projetos, e seguir dando o enfoque gerencial e na otimização dos recursos em um cenário cada vez mais restritivo. A Sílvia vem acompanhando esse processo desde o início e acredito que dará continuidade ao trabalho.

O seu futuro

Voltarei a minha área (Núcleo de Gestão Estratégica) e darei continuidade ao trabalho de planejamento, gestão de processos e projetos e iniciativas estratégicas, ajudando Farmanguinhos a adotar modelos de gestão mais ágeis e efetivos na execução da estratégia e no monitoramento e avaliação do desempenho. Fui convidada pelo diretor para continuar participando das reuniões de Direção devido ao perfil estratégico da área. Ficarei no campus Manguinhos, mas estarei no CTM para as reuniões semanais.